İKİ ŞEY AKIŞINA BIRAKILAMAZ: SU VE ZAMAN
Geçen hafta kendi Kurumumuzun elemanlarına (Denizli Çevre ve Şehircilik İl Müdürlüğü personeline) üç ayrı hususta sunum gerçekleştirdim. Birinci sunumumuz, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri, ikinci sunumumuz İşyerinde Huzursuzluğa Neden Olan Mobbingin Önlenmesi ve üçüncü sunumumuz da Zaman ve Performans Yönetimi üzerineydi. Kamu görevlilerinin etik yönden ve etik değerler yönünden bilinçlendirilmesi üzerine 5 yıldır, mobbing üzerine 2 yıldır ve zaman ve performans yönetimi üzerine 1 yıldır çalışıyorum. Bu süre zarfında gördüm ki, üç konu da birbirinden önemli ve kamu görevlilerini geliştirmeye ve bilinçlendirmeye yöneliktir. Bunlar içinde en son konu yani zaman ve performans yönetimi sanırım daha da önemli. Çünkü zamanı yönetemezsiniz, zaman sizi yönetir. Zamanı akışına bırakırsanız, rüzgarda savrulan bir yaprak, selde sürüklenen bir kütük misali yok olur gidersiniz. Yok olmamak ve bir değer olarak ifade etmek için zaman yönetimi çok mühimdir. Zaman yönetimi yalnızca kamu görevlileri ve memurlar için değil herkes için mühim bir konudur.
Bu mühim konuyu anlatacağım yazımın başlığında suya ve zaman aynı anda dikkat çektim Gerçekten de “iki şeyi akışına bırakamazsınız!”
Suyu ve zamanı akışına bırakamazsınız. Peki bırakırsanız ne olur? Ne mi olur? Etkinsizlik olur. Verimsizlik olur. Mutsuzluk olur. Huzursuzluk olur. Fakirlik olur. Geri kalmışlık olur. Allah’ın verdiği nimete karşı nankörlük ve ilgisizlik olur. Olur da olur yani.
Suyu akışına bıraktınız diyelim. Ne tarla suladınız, ne bağ-bahçe ektiniz, ne enerji maksatlı yararlandınız, ne turizm maksatlı yararlandınız, ne elektrik ürettiniz, ne içme suyu olarak kullandınız. Kısacası hiçbir şey yapmadınız. Ne olacak? Su akıp gidecek. Oldu mu şimdi. Su, Allah’ın en büyük nimetidir. Nasıl olur da ondan yararlanmazsınız siz. Suyu öyle tasarruflu bir şekilde ve öyle planlı bir biçimde değerlendireceksiniz ki adeta damlasını boşa kullanmamanız gerekir. Damlasını israf etmemeniz gerekir. Suyu kendi haline bıraktığında üstelik, tehlike de oluşur. Suyun önüne bent koymadınız, kenarlarına duvar ve kanal yapmadınız diyelim. Ne olacak? Su etrafına zarar verecek ve her yeri darmadağın edecektir. Suyu kendi akışına bırakmak zararlıdır.
Gelelim asıl konumuz olan zaman yönetimine. Zamanı iyi yönetmediniz ve akışına bıraktınız ne olur?
Zaman, Allah tarafından bizlere bahşedilen en büyük nimettir. Bu nimet akışına bırakılırsa, israf edilirse, iyi yönetilmezse, büyük vebali ve sorumluluğu vardır. Bu nimeti iyi değerlendirmek için ister şahsi, isterse kurumsal olarak, bize düşen görevler ve ödevler vardır.
Bu yazıda tabi hepsini tek tek belirtmek zordur. Ancak bazı önemli hususlara ve zaman yönetiminde gerekli olan bazı konulara dikkat çekeceğim.
İster ailede, isterse kurumda olsun, zaman yönetiminde, planlama, karar verme, uygulama ve gözden geçirme şeklinde dört aşama (safha) mevcuttur. Bu dört aşamaya göre işleri gerçekleştirin. Hata yaptıysanız düzeltin ve tekrar planlayın. İşyerinde ya da ailede yapacağınız işleri yazıyla not edin ve yazılı planlamaya önem verin. Unutmayın ki, “söz uçar, yazı kalır.” Ertelemeler, beklenmeyen ziyaretçiler, gereksiz telefonlar, mükemmelcilik takıntısı, hayalci ve gerçekleşmesi zor planlar zaman yönetiminin engelleyici ve başarısızlığa götürücü nedenleridir.
İşlerin gerçekleştirilmesine en uygun saatler sabah insanın en dinç ve zinde olduğu vakitlerdir. Bu nedenle sabah saatlerinde işlerin büyük kısmını halledin. Atalarımız boşa mı demiş, “bereket sabah başlar”. Hatta “rızkın sabah taksim edildiğine ve bu taksime uymak için en erken saatlerde işe koyulmak gerektiğine” inanılır bizim Dinimize göre.
Bu anlattığımız hususlar genel olarak zaman yönetiminde geçerli olan kurallardır. Kurumlarda zamanı iyi yönetmek için de şu noktalara öne çıkartıyorum: İşlerinizde Öncelik sıranız olsun, etkin iletişim ve koordinasyon mekanizmalarınız olsun, yetkileri mümkün olduğunuzca astlarınıza devredin, işbölümü kurun, yapacağınız işleri detaylandırın ve iş kontrol listesine (checklist’lere) bağlayın ve hedefinizi neden, nasıl, ne zaman, kiminle, nerede gerçekleştireceğinizi iyi bilin. Bu cümle içine, checklist’i özellikle yazdım. Yoksa Türkçe yerine yabancı dilden geçen bir kelime kullanmasını hiç sevmem. Burada özellikle checkliste dikkat çektim. Gelişmiş Ülkelerin yönetici ve çalışanları neyi nasıl nerede ne zaman niçin ve kimin için yapacaklarının listesine checklist diyorlar. Adeta, her adımlarını checkliste bağlamışlar, planlı çalışıyorlar. Bizim de çalışmalarımızda bir checklist’e (kontrol listesine) bağlı olmamızda fayda vardır.
Evet, zaman yönetimi üzerine daha nice hususları belirtmek mümkündür. Yazımız hacmi hepsini belirtmeye kafi değil. Şimdilik bu kadar. Yazımın sonunda bir ayet ve iki hadis-i şerif ile sizleri konu hakkında tefekküre çağırıyorum.
“Bilsin ki insan için kendi çalışmasından başka bir şey yoktur.” (Necm Suresi, 39. Ayet) “İki günü birbirine eşit olan ziyandadır.” (Hadis-i Şerif) "Şu beş şey gelmeden, şu beş şeyin kıymetini bilin.1- İhtiyarlık gelmeden, gençliğin, 2- Hastalık gelmeden, sıhhatin, 3- Fakirlik gelmeden, zenginliğin,4- Ölüm gelmeden, hayatın, 5- Meşguliyet gelmeden, boş zamanın kıymetini bilin." (Hadis-i Şerif)
